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Posta Elettronica Certificata

La Posta Elettronica Certificata è un obbligo di legge. Aziende e liberi professionisti devono per legge dotarsi di una casella PEC e registrarla al Registro Imprese (Legge n.2 del 28/01/2009).
La Posta Elettronica Certificata (detta anche posta certificata o PEC) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione tali da rendere i messaggi opponibili a terzi.

Queste caratteristiche sono state definite nel Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68, e nei collegati documenti tecnici:

I due documenti definiscono gli aspetti generali del servizio e i dettagli tecnici che deve rispettare. Queste regole sono finalizzate a garantire la validità del servizio complessivo e l'interoperabilità tra i diversi gestori di posta certificata.

Il Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n° 82) in vigore dal 1 gennaio 2006, ribadisce ulteriormente il valore legale della Posta Elettronica Certificata come strumento di trasmissione telematica.

Per ulteriori approfondimenti sull'evoluzione, la normativa e le regole della PEC, nel sito del CNIPA è presente una intera sezione dedicata alla posta elettronica certificata (PEC).

Negli ultimi anni alcune direttive governative hanno indicato la PEC come strumento di primaria importanza per le Pubbliche Amministrazioni; si veda, a tal proposito, la pagina riguardante gli aspetti normativi. In questo contesto rivestono particolare importanza le caselle istituzionali delle P.A., previste dalla normativa sul protocollo, e l'indice generale delle Pubbliche Amministrazioni italiane: questo sito permette di individuare le P.A. italiane utilizzando diversi criteri di ricerca e, per ciascuna P.A., fornisce varie informazioni tra cui la casella istituzionale (ove presente). L'indice della P.A. rappresenta il principale indirizzario di posta certificata presente in rete.

L'utilizzo della PEC si sta rapidamente diffondendo anche in molti settori diversi dalla P.A., in quanto permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e può essere utilizzata anche per l'inoltro di comunicazioni che attestino l'invio ma non richiedano la certificazione della consegna (ad esempio le fatture):

  • Invio di ordini, contratti, fatture

  • Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte

  • Inoltro di circolari e direttive

  • Gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate o a "rete" (franchising, agenti, eccetera)

  • Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.

Il servizio PEC, per sua stessa natura, mostra una serie considerevole di vantaggi rispetto alla raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale. I principali sono:
  • Ogni formato digitale può essere inviato tramite posta elettronica certificata
  • L'avvenuta consegna della mail viene garantita, nel caso non sia possibile consegnare il messaggio l'utente viene informato
  • I messaggi hanno validità legale
  • Vi è certezza sulla provenienza e sulla destinazione dei messaggi
  • L'invio dei messaggi ha mediamente costi decisamente inferiori a quello delle raccomandate
  • I messaggi possono essere consultati da ogni computer connesso a internet

E' bene però ricordare che si tratta di uno standard solamente italiano e per adesso nessun altro paese nel mondo ha sentito l'esigenza di creare un equivalente. Tecniche di firma digitale e di tracciamento della consegna equivalenti e gratuite sono già disponibili per le email tradizionali da diversi anni.

I numeri ufficiali parlano di circa 300.000 caselle e in media 40 milioni di messaggi ogni bimestre.

In seguito alle verifiche effettuate in virtù della Circolare 7 dicembre 2006, n. 51, illustrate nel paragrafo "Il quadro normativo di riferimento", i servizi di posta elettronica certificata resi disponibili dai gestori iscritti nell'elenco pubblico risultano interoperabili. Questo significa, ed è un presupposto della PEC, che due utenti appartenenti a differenti gestori possono scambiare e-mail certificate con le stesse garanzie di due utenti appartenenti allo stesso gestore.

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